Rutine for oppstartsmøter for BOA-prosjekter
Når kontrakten er signert skal det snarest mulig holdes oppstartmøte. Det anbefales at instituttet fordeler ansvaret for innkalling til oppstartsmøter til en gitt person. På møtet skal hovedkontrakten med evt. underkontrakter (t.d. konsortieavtaler) gjennomgås. Deltakere på møtet er prosjektleder, administrasjonssjef, prosjektøkonom, forskningskoordinator og personalkonsulent der det er tilsettinger. Dette sikrer at ingenting blir uteglemt og at alle har samme informasjon, samtidig som det sikrer gjennomføring. Prosjektleder kan ha med andre deltakere han mener er viktig. På møtet informeres det om roller og ansvar. Ved EU-prosjekt tar økonomiavdelingen eller FA kalle initiative til oppstartsmøte. Ved store/komplekse prosjekter (SFF) bør fakultetet inviteres.
Forberedelse
Før møtet er det viktig at man er forberedt slik at møtet blir kort og effektivt. Det er viktig at kontrakten og underkontrakter leses av alle parter. En oppsummering av hovedopplysninger fra kontrakten gjør det enkelt å ha hele oversikten. Til hjelp for innhenting av informasjon kan skjemaet «Informasjon om Prosjektsøknad» brukes (kommer). I tillegg finnes mye informasjon i søknaden.
Det er en god ide å lage oversikt over hva som evt. er uklart før møtet. For prosjektøkonom er det viktig å ha all informasjon for å kunne budsjettere prosjektet i PA.
Viktig at prosjektets tittel, NFR-prosjektnummer og PA-nummer følger prosjektet.
Sjekkliste for oppstartsmøte:
• Sjekke om oppstartsdato på prosjektet reelt. Både hovedprosjekt og samarbeidsprosjekt.
• Tilsettinger. Sjekke om det er forsinkelse i tilsettinger.
• Sjekke om mulige andre forsinkelser.
• Melde fra til oppdragsgiver om eventuelle forsinkelser og eventuelt be om utsatt sluttdato.
• Valuta. Belyse risiko ved slike prosjekter. Bli enig om hvilken kurs det skal budsjetteres med.
• Dekningsbidrag. Felles forståelse av inntekts- og kostnadsoverhead på prosjektet.
• Egenfinansiering. I skjema for «Informasjon om Prosjektsøknad» skal det være oppført med kva som er egenfinansiering, hvilke stillinger som inngår eller om det gjelder drift eller privat tilskudd.
• Drift, utstyr, leiestedskostnader. Detaljere kategorier før budsjettering.
• Moms. Klassifisering av Bidrags- / Oppdragsprosjekter
• Faktureringsplan og rapporteringsplan både hovedprosjekt og samarbeidsprosjekt. På samarbeidsprosjekt bør man ha en kontaktperson.
• Sjekke om det er noe som trenger ekstra oppfølging underveis i prosjektet.
• Klargjøre viktighet av å få alle beskjeder i god tid (frister/ kontraktsendringer osv)
• Klargjøre viktighet av at oppdaterte regnskapsrapporter skal brukes ved rapportering til bidragsyter. Økonomikonsulent skal fylle ut dette.
• Avklare hyppighet av regnskapsrapporter og hvilket innhold.
• Arkivering.
Ifølge innspill fra vitenskapelig ansatte etterlyser prosjektledere bedre tilgang på økonomidata. Viktig med god kommunikasjon mellom prosjektøkonom og prosjektleder slik at prosjektleder alltid er oppdatert på hvordan økonomien er i prosjektet.
Det bør lages et referat fra oppstartsmøtet og legges ved prosjektet.