Rutine for avslutningsmøter for BOA-prosjekter
OU3 foreslår at ØA/FA skal være involvert i avsluttingsmøte for store/komplekse prosjekter, som SFF, SFI og noen EU-prosjekter. Inntil dette eventuelt blir innført, anbefalast det at instituttet tek initiativ til å arrangere avsluttingsmøte for alle aktuelle prosjekt.
Det bør som eit minimum arrangerast avsluttingsmøte for store prosjekter som går over fleire år, som SFF, SFI, FME, ERC, og infrastrukturprosjekter, samt alle EU-prosjekter (med unntak av veldig små EU-prosjekter). Vidare anbefalast det at det vert arrangert avsluttingsmøte for alle prosjekt av en viss storleik/kompleksitet, eller der andre forhold (t.d. forseinkingar) tilseier at det er behov for det.
Det er opp til instituttet sjølv å vurdere kven som bør ha ansvar for å ta initiativ til avsluttingsmøte, men det anbefalast at ansvaret vert fordelt til éin gitt person.
Administrasjonssjef (og evt. instituttleiar), økonomikonsulent, personalkonsulent, prosjektleiar og evt. administrativ ansvarlig for prosjektet, bør typisk delta, og forskingskoordinator bør få invitasjon til møtet og vurderar sjølv behovet for deltaking. Behovet bør vurderast i kvart enkelt tilfelle, basert på storleiken/kompleksiteten på prosjektet. Evt. andre vitskapelege som er involverte i prosjektet, inviterast om prosjektleiar ønskjer det. Fakultetet bør inviterast til avsluttingsmøte for store prosjekt, som SFF, SFI, FME, ERC og infrastrukturprosjekter, og evt. andre prosjekt der instituttet vurderer at det kan vere behov.
I samsvar med OU3 sine anbefalinger, anbefalast det at det for store/kompliserte prosjekt arrangerast eit førebuande avsluttingsmøte 1 år før sluttdato. Dette bør komme i tillegg til ordinært avsluttingsmøte nokre månader før sluttdato (f.eks. 6 mnd. før avslutting).
Sjekkliste for avsluttingsmøter:
• Økonomisk status
- - Evt. plan for ubrukte midlar/overforbruk
- - Plan for rapportering til prosjektleiar i sluttfasen
- - Sluttfakturering
- - Valutaproblematikk
- - Meirverdiavgift, der det er relevant
- - Status for eigenfinansiering
• Tilsettingsforhold (plan for terminering osv.)
• Utstyr og lokalar (eigarforhold, framtidig bruk og finansiering osv.)
• Tidspunkt for formell prosjektavslutting
- - Behov for forlenging? Evt. framgangsmåte for å søke om forlenging.
- - Kva terminerast når?
- - Kven har ansvar for kva?
• Plan for koordinering mot samarbeidspartnerar i avsluttingsfasen.
• Plan for sluttrapportering (kven har ansvar for kva, tidsfristar osv.)
• Evt. krav til arkivering. Husk krav til behandling av personopplysninger der det er relevant.
• Plan for formidling og publisering i etterkant av prosjektet
• Lovar og reglar knytt til forskingsresultat
• Status leveransar/milepælar
• Evt. plan for vidareføring av aktivitet
• Prosjektleiars oppleving av administrativ støtte mottatt gjennom prosjektets levetid.
Sjekklista brukast som utgangspunkt, men ikkje alle punkta vil vere relevante for alle prosjekt. I tillegg kan det vere prosjektspesifikke punkt som ikkje er inkludert på lista.
Agenda bør planleggast i forkant av møtet, og det bør også være opent for at prosjektleiar kan ta opp eventuelt andre problemstillingar.