Ompostering

E-ompostering

E-omposteringer skal brukes ved de fleste omposteringer ved UiB. Unntak til dette er omposteringer av inntekter (3xxx) og endring av art på lønn (5xxx) og reisekostnader (71xx). Her brukes "Manuell og elektronisk ompostering" - se under.

Skjema for e-ompostering finnes på fellesområdet på N-disken under REGNSKAP, Internbilag. Her ligger det fire skjema for bruk ved UiB:

- UIB-KORREKSJON.xlsm brukes ved regnskapskorreksjon (artskonto 6xxx og 7xxx - untatt reisearter).

- UIB-KORREKSJON-FA.xlsm brukes for korreksjon i anleggsregisteret (artskonto 4xxx).

- UIB-KORREKSJON-LØNN.xlsm brukes ved korreksjoner av lønn og reisekostnader (artskonto 5xxx og 71xx). NY!

- UIB-OMPOSTERING-9-SERIEN.xlsm brukes ved internfakturering mellom avdelinger og andre omposteringer på internartene (artskonto 9xxx).

Skjema for e-ompostering fylles ut og sendes til Basware IP for behandling.

Brukerveiledning for e-omposteringer finnes under Foiler fra eOmposteringskurset/Brukermanual i BOA-dokumentbank her

For brukerstøtte, opprett issue til Regnskap

Det er begrensninger i antall linjer, og om du overstiger 120 linjer vil det dukke opp feilmelding om at arket er skrivebeskyttet. Omposteringen må da fordeles på flere skjema.

Det er mulig å lagre skjema for e-ompostering, men det må gjøres før omposteringen sendes. Husk da å lagre i xlsx-format, ellers vil skjemaet tømme seg ved åpning.

Merk at linjebeskrivelsen ved frikjøp skal starte med "TA" for teknisk/administrative eller "V" for vitenskapelig, samt prosentandel, og være på formen "V 50 % O. Olsen jan-15". Dette fordi det fra 2015 belastes fellesbidrag også for frikjøpte årsverk. Merk at prosentandel som oppgis er førende for hvor mye som belastes i fellesbidrag, og at det dermed er prosentandel av 100 % stilling som oppgis, uavhengig av hvilken stillingsprosent personen som frikjøpes har.

Manuell og elektronisk ompostering

Skjema for manuell og elektonisk ompostering finnes under overskriften Internfakturering og regnskapskorreksjoner her

Forskjellen på manuelle og elektroniske skjema er at elektroniske skjema har felt for saksnummer i Issue tracker.

Både manuelle og elektroniske skjema bør sendes elektronisk ved å opprette issue i Issue tracker

Husk at skjemaene også må anvises av en med budsjettdisponeringsmyndighet og sendes via internpost med vedlegg. Saksnummer i Issue tracker påføres originalbilaget.

Ved ompostering av inntekter brukes manuelt eller elektronisk skjema for regnskapskorreksjon. Opprett issue til Regnskap, og send anvist originalbilag til Regnskapskontoret.

Ved ompostering av lønn eller reisekostnader hvor art skal endres brukes også manuelt eller elektronisk skjema for regnskapskorreksjon. Forskjellen er at man her oppretter issue til PAGA, og sender anvist originalbilag til Lønnskontoret.

Rutine for internfakturering, ompostering og korreksjoner i hovedbok (GL) og i prosjektmodul (PA) finnes under BOA-dokumentbank her

Rutinen angir blant annet krav til dokumentasjon av bilag, samt veiledning med henhold til artsbruk ved ompostering.