Rutine for rapportering til prosjektleder

Tilbake til Gjennomføringsfasen

• Bruk PA04 på detaljnivå for å gi oversikt over alle prosjekt per kunde, underaktivitet og utgiftstype. Detaljnivå kan justerast etter ønske frå prosjektleiar.

• Det anbefalast å eksportere PA04 som pivot, for at rapporten skal vere mest mogeleg oversiktleg. Det er då lett å fjerne unødvendig informasjon frå rapporten.
• Ein bør som ein minimum skilje mellom lønnskostnadar, drift og evt. investeringar.

• Lag ei eller fleire kolonnar etter pivoten, der de viser kor mykje midlar som er disponerte, men ikkje er brukt i rekneskapen. Ein kan t.d. dele inn i midlar skal gå til å dekke lønn og midlar som allereie er disponert til drift eller investeringar.

• Etter at både rekneskapsførte og disponerte midlar er lagt inn, kan ein rekne restbeløp på prosjektet.
• Det er avgjerande at det kjem tydeleg fram kva periode ein rapporterer for, slik at prosjektleiar veit om det er restbeløp for inneverande år eller for heile prosjektperioden.

• Legg ved PA02, slik at prosjektleiar har mogelegheit til å kontrollere belastningane som er gjort på prosjektet.

• Kan med fordel inkludere berre andre driftskostnadar og evt. investeringar, men det krev at økonom held oversikt over at lønnskostnadar, eigenfinansiering osv. er i hht. plan.

• Rapporten bør fortelje prosjektleiar:

• Korleis prosjektet ligg an i forhold til budsjettet
• Kva handlingsrom som finst (kva er allereie brukt eller disponert, og kva er tilgjengeleg?)

• Det er viktig at rapporten er lettlest og forståeleg for prosjektleiar.

• Unødvendig informasjon som verkar forvirrande for prosjektleiar bør ikkje vere med. Dette vert det økonomen si oppgåve å halde kontroll på. Døme på slik unødvendig informasjon er inntektsføring og innbetalingar, samt føringar på UiB-kunden.
• Viktig med ryddig oppsett, slik at prosjektleiar ikkje må leite seg fram til informasjonen.

Det anbefalast at ein har dialog med prosjektleiar om oppsettet og hyppigheit av rapportering. Både for å få avklart kva detaljnivå og hyppigheit som er ønskjeleg, og slik at ein sikrar at prosjektleiar forstår dei rapportane som vert sendt. Gjennom rapportane skal ein både syte for at prosjektleiar er oppdatert på økonomisk status og få kvalitetssikra rekneskapen (t.d. at ingen kostnadar er ført på feil prosjekt osv.).

Det anbefalast å sende rekneskapsrapport med jamne mellomrom og eit absolutt minimum er 1 gang i året. Det bør vurderast å sende rapport minimum per tertial. Det anbefalast vidare å auke hyppigheita mot slutten av prosjektet.