Ompostering

E-ompostering

E-omposteringer skal brukes ved de fleste omposteringer ved UiB. Unntak til dette er omposteringer av inntekter, lønn eller reisekostnader. Skjema for e-ompostering fylles ut og sendes til Basware IP for behandling.

Skjema for e-ompostering finnes på fellesområdet på N-disken under REGNSKAP, Internbilag. Her ligger det tre skjema for bruk ved UiB:

- UIB-KORREKSJON.xlsm brukes ved regnskapskorreksjon.

- UIB-KORREKSJON-FA.xlsm brukes for korreksjon i anleggsregisteret (artskonto 4xxx).

- UIB-OMPOSTERING-9-SERIEN.xlsm brukes ved internfakturering mellom avdelinger og andre omposteringer på internartene (9xxx).

Brukerveiledning for e-omposteringer finnes her

For brukerstøtte, opprett issue til Regnskap

Det er begrensninger i antall linjer, og om du overstiger 120 linjer vil det dukke opp feilmelding om at arket er skrivebeskyttet. Omposteringen må da fordeles på flere skjema.

Det er mulig å lagre skjema for e-ompostering, men det må gjøres før omposteringen sendes. Husk da å lagre i xlsx-format, ellers vil skjemaet tømme seg ved åpning.

Merk at e-omposteringsskjema ikke kan brukes for .

Manuell og elektronisk ompostering

Skjema for manuell og elektonisk ompostering finnes under overskriften Internfakturering og regnskapskorreksjoner her

Forskjellen på manuelle og elektroniske skjema er at elektroniske skjema har felt for saksnummer i Issue tracker.

Både manuelle og elektroniske skjema bør sendes elektronisk ved å opprette issue i Issue tracker

Husk at skjemaene også må anvises av en med budsjettdisponeringsmyndighet og sendes via internpost med vedlegg. Saksnummer i Issue tracker påføres originalbilaget.

Ved ompostering av inntekter brukes manuelt eller elektronisk skjema for regnskapskorreksjon. Opprett issue til Regnskap, og send anvist originalbilag til Regnskapskontoret.

Ved ompostering av lønn eller reisekostnader brukes også manuelt eller elektronisk skjema for regnskapskorreksjon. Forskjellen er at man her oppretter issue til PAGA, og sender anvist originalbilag til Lønnskontoret.

For ompostering av lønn, husk at sosiale kostnader også må føres på skjemaet dersom man korrigerer etter at perioden er lukket.

Rutine for internfakturering, ompostering og korreksjoner i hovedbok (GL) og i prosjektmodul (PA) finnes under BOA-dokumentbank her Rutinen angir blant annet krav til dokumentasjon av bilag, samt veiledning med henhold til artsbruk ved ompostering.