Rutine for deling av administrativ prosjektinformasjon

[Tilbake til Søknads- og kontraktsfasen]

Når det i denne rutinebeskrivelsen refereres til forskningskoordinator, menes den eller de personene ved instituttet som har oppgaver som defineres som en del av forskningskoordinatorrollen. I forskningskoordinatorrolle legger vi hjelp til å finne utlysninger, identifisere kriterier for søknaden og søknadsskriving. Ikke alle institutter har ansatt forskningskoordinator, og det varierer hvem som har rollen.

Prosjektøkonom bør involveres i utarbeiding av alle søknadsbudsjetter, eller minimum kontrollere samtlige søknadsbudsjetter. For at kvaliteten på søknadsbudsjettet skal bli god, er det viktig at prosjektøkonom så tidlig som mulig blir informert om søknader som skal sendes, gjerne allerede når den vitenskapelige bare tenker på å søke. Forskningskoordinator ved instituttet bør derfor holde prosjektøkonomen løpende orientert om aktuelle søknader. Ved de fleste institutter føres det oversikt over søknader, t.d. i Excel. Det anbefales at denne oversikten legges på en mappe på fellesområdet, som både forskningskoordinator og prosjektøkonom har tilgang.

Prosjektøkonom bør involveres i utarbeiding av budsjett, og minimum kontrollere alle søknadsbudsjetter. I de tilfeller der det benyttes elektronisk søknadsportal, t.d. for NFR-søknader, anbefales det at prosjektøkonom få delegert en rolle i portalen.

Under utarbeiding av søknad anbefales det at det opprettes en elektronisk prosjektmappe, som minimum inneholder søknad og søknadsbudsjett. Blir søknaden innvilget, bør innholdet i søknadsmappen overføres til en elektronisk prosjektmappe på fellesområdet, samt legges til som vedlegg i PA. Følgende dokumenter bør minimum inkluderes i prosjektmappen:

• Undermappe med opprinnelig prosjektsøknad og søknadsprosjekt, merket Opprinnelig.
• Oppdatert budsjett og endelig kontrakt med finansieringskilde, samt evt. konsortieavtale.
• Undermapper for hver rapport.

Anbefalt navn på prosjektmappen er: PA-prosjektnummer - PA-prosjektnavn - Navn på prosjektleder. Referansenummer fra NFR og relevante saksnummer i ePhorte (inkl. saksnummer for relevante arbeidsavtaler) bør også følge prosjektmappen.

Forslag til oppbygging av elektronisk prosjektmappe finnes her.

Link til kontrakter og arbeidsavtaler bør også legges til i PA. Merk at arbeidsavtaler ikke bør legges til som vedlegg, da reglement for personvern stiller strenge krav til begrensing av tilgang til disse. Det er en fordel for prosjektøkonom å ha tilgang til arbeidsavtaler og fravær (permisjoner og sykmelding) for personer tilknyttet prosjektene. Dette kan løses enten ved at prosjektøkonom får de nødvendige tilgangene i systemene, eller ved at det etableres en rutine for videreformidling av relevant informasjon. Husk at reglement for personvern må følges.